Cuánto cuesta un sistema a medida en El Salvador

Pediste tres cotizaciones para el mismo sistema y volvieron con números que no se parecen entre sí. No difieren en un diez por ciento: difieren en múltiplos. Los tres proveedores escucharon la misma descripción del problema y ninguno te explicó de dónde sale su número.

Casi nunca es mala fe. Lo más común es que estaban cotizando tres cosas distintas, porque "un sistema para manejar mis pedidos" describe un trabajo de tres semanas y también uno de seis meses, y la diferencia está en cosas que no aparecen en la conversación inicial.

Este artículo es sobre qué mueve el precio de verdad, qué suele faltar en la cotización barata y qué vas a seguir pagando después de la entrega. No lleva tabla de precios, porque una tabla de precios para software a medida es una ficción: describe un proyecto que no es el tuyo.

Lo que de verdad mueve el precio

Cinco variables explican la mayor parte de la diferencia entre una cotización y otra. Ninguna es "cuántas pantallas tiene".

El alcance de las integraciones. Un sistema que vive solo es barato. Uno que tiene que hablar con facturación electrónica, con WhatsApp, con un lector de código de barras, con una pasarela de pago o con el ERP que ya usa contabilidad cuesta otra cosa. Cada integración es un acuerdo con un sistema que no controlas, con su propia documentación, sus propios errores y su propio calendario de cambios. La integración no termina cuando funciona la primera vez: termina cuando funciona el día que el otro sistema cambia.

La migración de datos históricos. Casi todo negocio con años de operación llega con datos en algún lado: un Excel con quince mil filas, una base de un sistema anterior, cuadernos. Migrarlos es trabajo real y casi siempre es trabajo sucio, porque los datos viejos nunca están limpios. Hay clientes duplicados con el nombre escrito de tres formas, fechas en dos formatos, campos que alguien usó para algo distinto de lo que decía su nombre. Decidir qué hacer con cada caso es una conversación de negocio, no una tarea técnica, y se subestima siempre.

El número de roles y permisos. Un sistema con un solo tipo de usuario es una aplicación. Un sistema donde el cajero ve una cosa, el supervisor otra, el contador solo lo suyo y el dueño todo, con reglas sobre quién puede anular qué y quién autoriza a quién, es otro trabajo. Cada rol multiplica los caminos que hay que construir, y sobre todo los que hay que probar.

Las apps móviles nativas. Un sitio que se ve bien en un teléfono y una app que se instala desde la tienda no son el mismo proyecto. La app nativa suma dos plataformas, dos procesos de publicación, dos ciclos de aprobación y una obligación de mantenimiento que no termina. Vale la pena cuando necesitas cámara, ubicación en segundo plano, escaneo o funcionamiento sin señal. Si no necesitas ninguna de esas, casi siempre es gasto.

Los requisitos regulatorios. Si tu sistema tiene que emitir Documentos Tributarios Electrónicos, eso no es un módulo que se agrega al final. Es una restricción que condiciona cómo se modela una venta desde el primer día, y quien lo trate como un accesorio va a rehacer trabajo. Lo mismo aplica a manejo de datos personales o a cualquier requisito sectorial. Escribimos sobre esto en detalle en lo que cambia con DTE 2.0, y es el ejemplo más claro de un requisito que mueve el precio por adelantado y castiga a quien lo pospone.

Por qué la cotización barata no es la misma cotización

Cuando una propuesta cuesta un tercio de la otra, casi siempre es porque incluye menos. El problema es que lo que falta no está listado en ninguna parte, así que estás comparando dos documentos que no describen el mismo trabajo.

Lo que suele estar ausente: el alcance escrito con suficiente detalle para saber qué queda fuera. La migración de tus datos actuales. La capacitación de tu equipo. La documentación. Cualquier soporte después del día de la entrega. Y la propiedad del código, que es la que más caro sale descubrir tarde.

También hay una versión más honesta y más peligrosa: a veces la cotización barata es barata porque el proveedor entendió menos del problema. No está recortando nada a propósito. Simplemente no vio las tres integraciones ni los cuatro roles, y va a descubrirlos a mitad del proyecto, cuando ya firmaste. Ahí es donde aparece la conversación sobre alcance adicional, y ahí es donde los proyectos se rompen.

La señal a buscar no es el precio. Es cuántas preguntas te hizo cada proveedor antes de dar un número, y si esas preguntas eran sobre tu operación o sobre tu presupuesto.

Qué debería incluir una propuesta que puedas comparar

Una propuesta seria es un documento que puedes poner al lado de otro y leer línea por línea. Debería contener, como mínimo:

• El alcance escrito, con lo que queda dentro y lo que queda fuera. La segunda mitad importa más que la primera.
• Quién es dueño del código y de los assets al entregar. La respuesta correcta es que eres tú. Si la propuesta no lo dice, pregúntalo por escrito.
• Qué documentación recibes, y en qué formato. Un sistema sin documentación es un sistema con un solo proveedor posible.
• Capacitación de handoff, porque un sistema que tu equipo no sabe usar no está entregado.
• Qué pasa el día después. Cuántos días de soporte incluye, qué cubre y cuál es el compromiso de tiempo de respuesta. Nosotros trabajamos con treinta días de soporte post-entrega y un SLA de tres horas hábiles, y ambos están escritos en la propuesta, no dichos en una llamada.
• La política de revisiones, con el número de rondas incluidas. Improvisar esto es la causa número uno de fricción al final de un proyecto.

Esa lista es corta a propósito. La versión larga, con qué respuesta debería preocuparte en cada caso, está en doce preguntas antes de contratar una agencia.

Un proveedor que ya puso algo parecido en producción va a poder mostrarte cómo se ve, no solo describirlo: puedes ver los sistemas que hemos entregado y usar ese mismo criterio con cualquier propuesta que tengas sobre la mesa. Si quieres una segunda lectura de una que ya recibiste, eso cabe en una llamada de treinta minutos y no necesita que nos contrates.

El costo que empieza el día de la entrega

El precio del proyecto no es el costo del sistema. Hay tres partidas que siguen corriendo y que conviene presupuestar desde el principio, porque son pequeñas comparadas con el desarrollo y muy visibles cuando nadie las previó.

Hosting e infraestructura. Servidor, base de datos, almacenamiento de archivos, dominio, certificados, respaldos. Para un sistema operativo de una empresa mediana esto suele ser un gasto mensual modesto, pero es un gasto mensual, y necesita un responsable con acceso a la tarjeta.

Mantenimiento. Las dependencias que usa tu sistema se actualizan, algunas por seguridad. Los navegadores cambian. Los sistemas con los que integraste cambian sus APIs. Un sistema que nadie toca durante dos años no se queda igual: se degrada, y el trabajo de ponerlo al día crece más rápido que el de mantenerlo.

Evolución. Esta es la buena. Si el sistema funciona, tu equipo va a pedir cosas, y esas peticiones son la señal de que se está usando. Vale la pena decidir por adelantado si eso se maneja con un retainer, por proyecto o por bolsa de horas, en vez de resolverlo cada vez desde cero.

Cuándo un sistema a medida es la respuesta equivocada

Vale más decirlo aquí que en la llamada. Hay tres casos en los que no deberías construir.

El primero es un proceso estándar sin integraciones locales. Si lo que necesitas es facturar, llevar inventario y nada más, y tu forma de trabajar no tiene nada particular, hay producto hecho que lo hace mejor y más barato de lo que nadie te lo va a construir. Pagar por software a medida para replicar lo que ya existe es pagar dos veces.

El segundo es un proceso que todavía no funciona en papel. Automatizar un proceso roto no lo arregla: lo rompe más rápido y con más testigos. Si el problema es que nadie es dueño de una decisión, ningún sistema lo va a resolver.

El tercero es de presupuesto, y también es honesto. Nuestro punto de entrada para proyectos de software a medida está en $2.5K USD, y el rango típico para un sistema operativo completo, con cumplimiento DTE, portal de clientes y soporte, va de $8K a $25K USD. Los rangos y qué incluye cada uno están en la página de sistemas a medida. Si tu presupuesto está por debajo de ese piso, preferimos decírtelo y orientarte hacia otra opción antes que estirar un alcance hasta que no le sirva a nadie.

Antes de pedir la primera cotización

Escribe en una página qué hace hoy tu equipo a mano, con qué sistemas tendría que hablar el software y quién va a decidir cuando haya que decidir. Esa página vale más que cualquier plantilla de requerimientos, y hace comparables las cotizaciones que recibas, sean nuestras o de cualquiera.

Si quieres, la armamos juntos. La llamada de descubrimiento dura treinta minutos, es gratuita y sin compromiso, y su único objetivo es entender si hay un problema que valga la pena resolver con software. Puedes agendarla aquí.