Casi nadie contrata desarrollo dos veces al año. Eso significa que vas a evaluar proveedores con poca práctica, contra propuestas que están escritas para parecerse entre sí, y con un vocabulario que no es el tuyo.
La forma más rápida de salir de ahí no es entender de tecnología. Es hacer preguntas cuya respuesta no se pueda maquillar. Un proveedor que ya puso sistemas en producción contesta estas doce en dos minutos y sin buscar en sus notas. Uno que va a aprender con tu proyecto se enreda, generaliza o promete.
Cada pregunta lleva por qué importa y qué respuesta debería preocuparte. Ninguna requiere que sepas programar.
Sobre quién hace el trabajo
1. ¿Quién escribe el código: la persona con la que estoy hablando o alguien más?
Importa porque el vendedor y el ingeniero rara vez son la misma persona, y todo lo que se pierde entre los dos lo pagas tú en malentendidos. Debería preocuparte que la respuesta sea "tenemos un equipo" sin nombres, sin roles y sin decirte con quién vas a hablar cuando algo no funcione.
2. ¿Quién es mi punto de contacto y qué pasa si esa persona se va?
Importa porque los proyectos se atrasan más por comunicación que por dificultad técnica. Un punto de contacto único, con nombre, evita la mitad de esos atrasos. Debería preocuparte que te asignen un canal en vez de una persona, o que la respuesta sea "escríbenos al grupo".
3. ¿En qué idioma trabajan: reuniones, documentación y entregables?
Importa si tu operación es bilingüe, si tienes socios fuera del país o si tu equipo técnico y tu directorio no leen lo mismo. La documentación en un idioma que la mitad de tu gente no usa es documentación que no existe. Debería preocuparte un "sin problema" que después llega como traducción automática.
Sobre lo que te queda al final
4. ¿El código y los assets quedan a mi nombre al entregar?
Es la pregunta más importante de las doce y la que más caro sale descubrir tarde. Si el repositorio, los archivos de diseño y el manual de marca no quedan a tu nombre, no compraste un sistema: alquilaste el acceso a uno. Debería preocuparte cualquier respuesta que hable de licencia de uso en vez de propiedad, y cualquiera que no esté escrita en la propuesta. Pregunta también por el resto: dominio, cuentas de hosting, base de datos y accesos administrativos. Es habitual que el código quede a tu nombre y la infraestructura no, y descubrirlo el día que quieres mudarte es tarde.
5. ¿Qué documentación recibo y en qué formato?
Importa porque un sistema sin documentación es un sistema con un solo proveedor posible, y eso te deja sin poder de negociación el día que quieras cambiar. Debería preocuparte "el código está comentado". Comentarios no son documentación: pregunta si vas a recibir el modelo de datos, las decisiones de arquitectura, las credenciales y el procedimiento de despliegue.
6. ¿Qué capacitación incluye la entrega?
Importa porque un sistema que tu equipo no sabe usar no está entregado, está estacionado. La capacitación es lo primero que se recorta cuando alguien quiere bajar un precio. Debería preocuparte que sea "te mandamos un video" o que ni siquiera aparezca en la propuesta.
Sobre lo que pasa después de la entrega
7. ¿Qué pasa el día después de la entrega?
Importa porque el miedo real de quien contrata esto es pagar y quedarse solo. Un período de soporte incluido, con alcance definido, es la diferencia entre un proveedor y un vendedor. Debería preocuparte que el soporte solo exista como contrato aparte que se cotiza después.
8. ¿Cuál es el compromiso de tiempo de respuesta?
Importa porque "te respondemos rápido" no es un compromiso, es una intención. Un número de horas hábiles, escrito, sí lo es. Debería preocuparte que el número no exista, o que exista solo para el plan más caro.
9. ¿Cuántas rondas de revisión incluye y dónde está escrito?
Importa porque las revisiones sin límite acordado son la causa número uno de fricción al final de un proyecto, y terminan mal para ambos lados. Debería preocuparte tanto "las que sean necesarias" como el silencio: la primera es insostenible y la segunda se convierte en una discusión en el peor momento.
Sobre lo que pasa cuando algo cambia
10. ¿Qué se hace si el alcance cambia a mitad del proyecto?
Importa porque el alcance siempre cambia. Lo que distingue a un proveedor serio no es negarlo, es tener un procedimiento: cómo se evalúa, quién lo aprueba y cómo se cotiza antes de que alguien empiece a trabajar. Debería preocuparte "eso lo vemos", que es la frase que precede a la factura sorpresa. La contracara también aplica: si el procedimiento es tan rígido que cualquier ajuste menor abre una negociación, el proyecto se vuelve lento por otro motivo. Lo que buscas es que exista un umbral acordado, no que no exista el procedimiento.
11. ¿Cómo se maneja la migración de mis datos existentes?
Importa porque tus datos viejos están sucios y limpiarlos es una conversación de negocio, no una tarea técnica. Si la propuesta no la menciona, o no la cotiza, alguien va a descubrirla a mitad del proyecto. Debería preocuparte "los importamos y ya", sin haber visto tus datos.
12. ¿Han puesto algo así en producción, o sería el primero?
Importa porque poner algo en producción y construirlo son trabajos distintos, y el segundo se aprende con el primero. No necesitas que hayan hecho exactamente lo tuyo: necesitas que hayan sostenido algo parecido funcionando. Debería preocuparte una respuesta en condicional, o un portafolio de piezas que nunca salieron a producción.
Cómo leer el conjunto, no cada respuesta suelta
Ninguna de las doce se contesta mal a propósito. Lo que distingue a un proveedor no es acertar en once de doce: es el patrón que forman las respuestas juntas, y hay tres que vale la pena reconocer.
El primero es el que contesta todo con facilidad y nada por escrito. La conversación es excelente, la persona es simpática y sabe del tema, y después la propuesta tiene media página de alcance. El riesgo ahí no es la capacidad. Es que nada de lo que te dijo es exigible el día que haga falta exigirlo.
El segundo es el que tiene documento para todo y decisión para nada. Propuesta larga, anexos, diagramas, y cuando preguntas quién resuelve un caso que nadie previó la respuesta se diluye en el proceso. Eso suele significar que el proyecto se detiene cada vez que aparezca algo fuera del plan, y siempre aparece algo fuera del plan.
El tercero, el que buscas, es aburrido. Contesta corto, te dice explícitamente qué no incluye, y lo escribe. Un proveedor que te dice que no a algo en la primera reunión es un proveedor que te va a decir que no cuando eso te convenga.
Un detalle práctico: haz las doce por escrito, aunque ya las hayas hecho en la reunión. Una respuesta hablada y la misma respuesta en un correo se parecen mucho menos de lo que uno espera, y la diferencia entre las dos es exactamente la información que estás buscando.
La respuesta que ninguna lista puede evaluar
Hay algo que estas doce preguntas no capturan, y conviene decirlo. Un proveedor puede contestarlas todas bien y aun así no ser el adecuado para tu proyecto, porque no entiende tu negocio o porque el encaje humano no está.
Fíjate en algo más simple: cuántas preguntas te hizo antes de darte un número, y si eran sobre tu operación o sobre tu presupuesto. Quien no pregunta, cotiza a ciegas, y una cotización a ciegas se corrige después contra ti. Ese mismo criterio es el que explica por qué dos cotizaciones del mismo proyecto difieren tanto. Si quieres ensayar las doce con alguien antes de usarlas en serio, media hora sirve para eso.
Y un caso honesto en contra de todo lo anterior: si tu problema es un requisito regulatorio con fecha, como la migración a DTE 2.0, la pregunta 12 pesa más que las once restantes juntas. Ahí no estás comprando criterio, estás comprando que alguien ya lo haya hecho.
Antes de la primera reunión
Escribe las doce en una hoja y hazlas en el mismo orden a todos los que evalúes. La comparación sale sola: no vas a estar comparando precios, vas a estar comparando qué se hizo cargo cada uno de decir por escrito.
Nosotros contestamos estas doce sin preparación y las dejamos por escrito en la propuesta, y todo lo que hacemos está aquí por si quieres ver el alcance antes de hablar con nadie. Si quieres usarnos de banco de pruebas para las preguntas, la llamada de descubrimiento dura treinta minutos, es gratuita y sin compromiso. Puedes agendarla aquí.
¿Esto aplica en tu empresa?
30 minutos, sin compromiso, para revisar tu caso y decidir si hay algo que construir.